Révision de la LBA 2026: Ce que les cabinets d'avocats, les études notariales et les sociétés fiduciaires doivent préparer dès maintenant

Pour les cabinets d'avocats, les études notariales et les sociétés fiduciaires, la question juridique de savoir si une activité relève des nouvelles dispositions n'est donc pas la seule qui se pose. La mise en œuvre opérationnelle revêt une importance tout aussi grande : comment identifier les personnes, recueillir les déclarations, faire signer les documents et archiver les justificatifs de manière traçable?

Distinguer clairement deux domaines de réforme

Registre de transparence

Ce nouveau registre, qui n'est pas accessible au public, contient des informations sur les personnes physiques qui exercent le contrôle ultime sur certaines entités juridiques.

Les entités juridiques concernées doivent déterminer ces informations, les déclarer et les mettre à jour en cas de modification. Des conseillers peuvent apporter leur aide pour la collecte des données et la documentation. La responsabilité de la déclaration au registre dépend toutefois du rôle et du mandat.

Important : une déclaration UBO signée ne constitue ni une déclaration au registre ni une évaluation des risques au titre de la loi sur le blanchiment d’argent (LBA) achevée.

LBA pour certaines activités de conseil

Désormais, certaines prestations de conseil fournies à titre professionnel peuvent relever de la loi sur le blanchiment d’argent.

Tous les mandats juridiques, fiscaux, immobiliers ou de fusions-acquisitions ne sont pas concernés. C’est l’activité concrète exercée dans le cadre du mandat en question qui est déterminante.

En cas d’assujettissement, les obligations suivantes peuvent notamment s’appliquer :

• identification de la partie contractante
• identification des ayants droit économiques
• vérifications fondées sur les risques
• documentation traçable
• directives internes, contrôles et formations
• le cas échéant, affiliation à un OAR

Pour les notaires d’office, les nouvelles dispositions ne s’appliqueront pas dès le 1er octobre 2026. Il convient tout d’abord de procéder aux adaptations nécessaires dans les législations cantonales.

Qui devrait procéder à un examen plus approfondi?

Un examen approfondi s’impose notamment lorsque votre organisation:

• exerce une activité professionnelle pour le compte de tiers;
• participe à des activités liées à l’immobilier, au droit des sociétés, aux structures, au domicile ou aux transactions;
• collecte des informations sur les ayants droit économiques;
• traite des données d’identification, des déclarations ou des procurations;
• est impliquée dans des mandats complexes ou transfrontaliers.

Il convient d’examiner au cas par cas, d’un point de vue juridique, si une activité relève effectivement des nouvelles dispositions.

Ce qu'il convient de préparer dès maintenant

1. Recenser les activités

Vérifiez quels types de mandats et de prestations pourraient être concernés.

2. Clarifier les responsabilités

Déterminez qui est chargé de l'évaluation juridique et qui pilote la mise en œuvre opérationnelle. En général, les services juridiques, de conformité, les départements métier, l'administration et l'informatique sont impliqués.

3. Examiner les processus existants

Analysez la manière dont les identifications, les déclarations, les signatures, les validations et les justificatifs sont actuellement traités.

Les points faibles typiques sont les suivants :

• e-mails non structurés
• copies de pièces d’identité sous forme de scan ou de photo
• formulaires manuels
• signatures manuscrites
• archivage dispersé
• absence de justificatifs concernant les validations et les modifications

4. Définir un processus cible

L’identification, la vérification, la signature, la validation et la justification doivent être intégrées dans un flux cohérent.

5. Lancer un projet pilote

Un cas d’utilisation clairement délimité constitue une base solide avant de numériser d’autres processus.

Comment SIGN apporte son soutien

SIGN prend en charge les processus d'identification et de signature définis de manière numérique, sécurisée et traçable.

Les fonctionnalités possibles sont les suivantes:

• identification numérique indépendante du lieu
• signatures électroniques avec EES, FES ou QES
• saisie configurable des informations et des déclarations
• étapes et moments du processus documentés
• retour structuré des documents
• transfert vers les systèmes cibles existants
• marque blanche et domaines personnalisés

La méthode d’identification et le niveau de signature concrets dépendent du cas d’utilisation, des exigences légales et de la politique interne.

SIGN ne remplace ni une évaluation juridique, ni une classification des risques, ni une déclaration au registre, ni un archivage à long terme conforme à la loi.