GwG-Reform 2026: Was Kanzleien, Notariate und Treuhandunternehmen jetzt vorbereiten sollten

Für Anwaltskanzleien, Notariate und Treuhandunternehmen stellt sich deshalb nicht nur die rechtliche Frage, ob eine Tätigkeit unter die neuen Bestimmungen fällt. Ebenso wichtig ist die operative Umsetzung: Wie werden Personen identifiziert, Erklärungen eingeholt, Dokumente unterzeichnet und Nachweise nachvollziehbar gespeichert?

Zwei Reformbereiche klar unterscheiden

Transparenzregister

Das neue, nicht öffentliche Register enthält Angaben zu den natürlichen Personen, die bestimmte Rechtseinheiten letztlich kontrollieren.

Betroffene Rechtseinheiten müssen diese Angaben ermitteln, melden und bei Änderungen aktualisieren. Beratende können bei der Datenerhebung und Dokumentation unterstützen. Die Verantwortung für die Registermeldung hängt jedoch von Rolle und Mandat ab.

Wichtig: Eine unterzeichnete UBO-Erklärung ist weder eine Registermeldung noch eine abgeschlossene GwG-Risikobeurteilung.

GwG für bestimmte Beratertätigkeiten

Neu können bestimmte berufsmässig erbrachte Beratungsleistungen unter das Geldwäschereigesetz fallen.

Nicht sämtliche Rechts-, Steuer-, Immobilien- oder M&A-Mandate sind betroffen. Entscheidend ist die konkrete Tätigkeit im jeweiligen Mandat.

Bei einer Unterstellung können unter anderem folgende Pflichten entstehen:

• Identifikation der Vertragspartei
• Feststellung wirtschaftlich berechtigter Personen
• risikobasierte Abklärungen
• nachvollziehbare Dokumentation
• interne Weisungen, Kontrollen und Schulungen
• gegebenenfalls ein SRO-Anschluss

Für Amtsnotariate gelten die neuen Bestimmungen nicht bereits ab 1. Oktober 2026. Zunächst sind die erforderlichen Anpassungen in den kantonalen Gesetzgebungen vorzunehmen.

Wer sollte genauer prüfen?

Eine vertiefte Prüfung ist insbesondere angezeigt, wenn Ihre Organisation:

• berufsmässig für Dritte tätig ist
• an Immobilien-, Gesellschafts-, Struktur-, Domizil- oder Transaktionstätigkeite mitwirkt
• Angaben zu wirtschaftlich berechtigten Personen erhebt
• Identifikationen, Erklärungen oder Vollmachten verarbeitet
• in komplexe oder grenzüberschreitende Mandate eingebunden ist

Ob eine Tätigkeit tatsächlich unter die neuen Bestimmungen fällt, muss im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Was jetzt vorbereitet werden sollte

1. Tätigkeiten erfassen

Prüfen Sie, welche Mandatsarten und Leistungen potenziell betroffen sein könnten.

2. Verantwortlichkeiten klären

Legen Sie fest, wer die rechtliche Beurteilung verantwortet und wer die operative Umsetzung steuert. Typischerweise sind Legal, Compliance, Fachbereiche, Administration und IT beteiligt.

3. Bestehende Prozesse prüfen

Analysieren Sie, wie Identifikationen, Erklärungen, Unterschriften, Freigaben und Nachweise heute verarbeitet werden.

Typische Schwachstellen sind:

• unstrukturierte E-Mails
• Ausweiskopien als Scan oder Foto
• manuelle Formulare
• physische Unterschriften
• verteilte Ablagen
• fehlende Nachweise zu Freigaben und Änderungen

4. Einen Sollprozess definieren

Identifikation, Abklärung, Signatur, Freigabe und Nachweis sollten in einem konsistenten Ablauf verbunden sein.

5. Mit einem Pilot starten

Ein klar abgegrenzter Anwendungsfall schafft eine belastbare Grundlage, bevor weitere Prozesse digitalisiert werden.

Wie SIGN unterstützt

SIGN unterstützt definierte Identifikations- und Signaturprozesse digital, sicher und nachvollziehbar.

Mögliche Funktionen sind:

• ortsunabhängige digitale Identifikation
• elektronische Signaturen mit EES, FES oder QES
• konfigurierbare Erfassung von Angaben und Erklärungen
• dokumentierte Prozessschritte und Zeitpunkte
• strukturierter Dokumentenrücklauf
• Übergabe an bestehende Zielsysteme
• White Labeling und individuelle Domains

Die konkrete Identifikationsmethode und Signaturstufe richten sich nach dem Anwendungsfall, den gesetzlichen Vorgaben und der internen Policy.

SIGN ersetzt keine rechtliche Beurteilung, keine Risikoklassifikation, keine Registermeldung und kein rechtskonformes Langzeitarchiv.